Coût de la certification : immobilisation ou charge ?

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Coûts engagés pour la certification d’un logiciel : immobilisation ou charge ?

Tout logiciel ou système de caisse enregistrant des opérations effectuées avec des clients non assujettis à la TVA sera soumis à une obligation de certification, ou d’attestation de conformité de l’éditeur, à partir du 01/01/2018.

Si au départ cette obligation visait l’ensemble des « logiciels de caisse, de comptabilité et de gestion », y compris ceux enregistrant des opérations entre professionnels assujettis à la TVA (B to B), depuis le 15/06/2017 ce dispositif a été simplifié par décision ministérielle : seuls les logiciels et systèmes de caisse qui enregistrent des opérations avec des clients non assujettis sont concernés, et ce quel que soit le mode de règlement choisi.

Rappelons qu’un logiciel de gestion, lorsqu’il n’est pas un produit commercial destiné à la vente, est une immobilisation incorporelle. Il est donc légitime de se poser la question sur la comptabilisation des coûts engagés pour une démarche de certification : immobilisation ou charge ?

Rappel de la réglementation comptable et fiscale

Soyons clairs : le Droit comptable et la Législation fiscale prévoient depuis longtemps que les dépenses engagées pour améliorer une immobilisation existante (ajout, transformation, remplacement d’éléments) doivent être inscrites à l’actif immobilisé, à condition :

  • que ces dépenses puissent être évaluées avec fiabilité (informations précises sur l’objet et le prix facturé, sur la base d’un tarif officiel ou d’une mercuriale)
  • qu’elles entraînent une augmentation des avantages économiques futurs liés à l’immobilisation principale qui, de ce fait, voit sa valeur augmentée (Réf : BOI-BIC-CHG-20-20-20-20120912).

Comptabilisation des coûts liés à la certification

Qu’il soit acquis ou développé en interne, le logiciel (encore appelé programme, application, développement, soft…) constitue la partie immatérielle d’un système d’information ; de ce fait, il est inscrit à l’actif du bilan en tant qu’immobilisation incorporelle, la plupart du temps affectée au compte 205.

Les coûts et investissements visant à augmenter les performances du logiciel et/ou sa durée d’utilisation sont donc, selon le Plan Comptable Général et l’Administration fiscale, inscrits en tant qu’immobilisation.

En revanche, les dépenses liées à l’obtention d’une certification, même si celle-ci répond à une obligation légale, n’augmentent pas les avantages économiques futurs du logiciel ; par conséquent ces dépenses doivent être comptabilisées en charge.

Gérer ses immobilisations avec un logiciel spécialisé ou un ERP ?

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Immobilisations : logiciel spécialisé ou suite généraliste ?

Les ERP se sont imposés dans de nombreuses entreprises. Mais pour certaines fonctions, ils n’ont pas remplacé les logiciels spécialisés, qui se révèlent plus pointus et mieux adaptés aux particularités locales.

Voici quelques exemples des différences entre ces deux types d’outils.

Des fonctionnalités moins développées

Les ERP, ou Progiciels de Gestion Intégrés, ont amené aux entreprises une optimisation des processus et une fiabilité de l’information, grâce à l’intégration des différents modules de gestion.

Il existe cependant des domaines où l’ERP ne s’est pas imposé :

  • soit parce que la réglementation ou la fiscalité sont spécifiques à la France (exemple : la gestion de la paye)
  • soit parce que les procédures concernées sont indépendantes et n’ont pas d’incidence immédiate sur le système d’information financier (gestion des inventaires, de la maintenance, des notes de frais..).
La gestion des immobilisations cumule ces deux particularités. Les normes IAS/IFRS, l’évolution du Plan Comptable, les nouvelles obligations fiscales, accentuent et entérinent la nécessité d’un outil externe spécialisé.

Un ERP, faut-il le rappeler, n’est pas conçu pour répondre à un besoin précis et ciblé mais pour assurer une couverture fonctionnelle maximale. Sa conception est généraliste et multifonctionnelle. Il ne peut pas assurer l’optimisation comptable, fiscale et économique, comme le fait un logiciel de gestion des immobilisations.

Les avantages des logiciels spécialisés

Mettre en place un logiciel spécialisé traitant des immobilisations amène une nouvelle dimension dans votre gestion, tout en simplifiant certaines procédures complexes.

Ces logiciels permettent de :

  • Mettre en œuvre des procédures de création d’immobilisations qui donnent une image réelle et affinée de vos investissements. Ex : un comptable ne peut pas connaître les composants d’une immobilisation complexe à partir d’une simple facture.
  • Simplifier les opérations complexes (rachat de crédit-bail, apport-fusion, immobilisations en cours,…) tout en vous assurant une prise en compte de toutes les implications de ces mouvements. Ex. : la cession d’actif peut générer jusqu’à 12 écritures comptables !
  • Bénéficier des avantages importants de l’amortissement dérogatoire, qui vous donne une marge de manœuvre dans la maîtrise de vos résultats et de votre bilan.
  • Gérer la multiplicité des événements du cycle de vie d’une immobilisation. Ex : les événements exceptionnels sur un composant, comme la casse d’un moteur de camion, les mouvements inter-établissements et leurs conséquences analytiques.Générer des écritures comptables d’amortissements révélatrices de la réalité de votre gestion.

Avec un logiciel spécialisé de gestion des immobilisations, vous réalisez des gains financiers importants et vous augmentez votre productivité.

Le savoir-faire de spécialistes des immobilisations

Mettre en place un logiciel spécialisé, c’est aussi bénéficier des conseils de spécialistes. Les consultants responsables de la mise en œuvre sont entièrement et uniquement dédiés à des projets de gestion des immobilisations, et vous font partager leur expérience acquise chez de nombreux clients.

Vos investissements sont précieux, ne laissez pas leur gestion se résumer à un simple enregistrement comptable incomplet et parcellaire.